Электронные трудовые книжки: как перейти без ошибок

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России — добровольный процесс, но для тех, кто устроился на работу с 2021 года, ведение ЭТК стало обязательным. При этом бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, а в электронной версии отражаются данные только с 2020 года.

Законодательные нормы

Переход на ЭТК предусмотрен Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Также переход регламентирован Приказом Минтруда России №320н.

Пошаговая инструкция

Чтобы перейти на ЭТК, нужно:

Подать заявление на переход на ЭТК в отдел кадров компании. Установленной формы заявления нет, можно написать его в произвольной форме на имя работодателя. В заявлении нужно указать ФИО, должность и дату, с которой сотрудник хочет перейти на новый формат трудовой.

Работодатель подаёт отчёт по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР). Срок подачи — до 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

В течение трёх рабочих дней кадровая служба вносит завершающую запись, которая подтверждает переход на электронный формат. После чего оригинал трудовой книжки передаётся на руки владельцу.

Важно: перейти с электронной трудовой книжки обратно на бумажную нельзя. Если сотрудник не отказывается от бумажной трудовой, сведения будут дублироваться: и в традиционную книжку, и в ЭТК.

Ошибки и их решение

Некоторые ошибки, которые могут возникнуть при переходе на ЭТК, и способы их устранения:

Несоответствие информации в бумажной и электронной версиях — может возникать из-за использования разных программ в бухгалтерии и кадровом отделе. Чтобы избежать проблем, рекомендуется запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или другие источники и проверить корректность данных.

Неверная или неполная информация в сведениях о трудовой деятельности, которые передали в СФР. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан исправить или дополнить сведения и направить их в фонд.

Ответственность за нарушения

За нарушение сроков представления отчётности ЕФС-1 в СФР предусмотрена административная ответственность — штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Повторные или грубые нарушения могут повлечь более серьёзные меры: внеплановые проверки, требования об устранении нарушений, блокировку операций